近年來，由于全球經(jīng)濟(jì)持續(xù)低迷及政策要素的影響，因而對(duì)會(huì)議產(chǎn)業(yè)造成了一定沖擊。袁再青表示：“去年以來，中央開始倡導(dǎo)節(jié)儉、務(wù)實(shí)的新會(huì)風(fēng)，包括會(huì)議的接待標(biāo)準(zhǔn)、餐飲標(biāo)準(zhǔn)都有了限制。主要受影響的是政府會(huì)議，因?yàn)檎畷?huì)議在財(cái)政資金支持上比較多。而企業(yè)會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、跨國(guó)公司會(huì)議實(shí)際受到的影響比較小。”
對(duì)此，劉海瑩也深有體會(huì)，“政府會(huì)議數(shù)量減少的同時(shí)，很多會(huì)議主辦方也在控制會(huì)議成本，以致與會(huì)議相關(guān)的餐飲、酒店甚至背板制作、綠植鮮花出租等領(lǐng)域都受到了一定程度的影響，整個(gè)會(huì)議產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)面臨著挑戰(zhàn)。”
而作為大型會(huì)議中心的總經(jīng)理，劉海瑩也在審視會(huì)議產(chǎn)業(yè)未來的發(fā)展，他表示：“商業(yè)環(huán)境的凈化讓我們摒棄過去會(huì)議組織華而不實(shí)的部分，將會(huì)議質(zhì)量放在首位。隨著主辦方對(duì)會(huì)議重視程度的增加，處于會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈中下游的服務(wù)商也將更加重視創(chuàng)新，打造高質(zhì)、高效的會(huì)議，品牌會(huì)議項(xiàng)目將脫穎而出。”
過去，特別是政府會(huì)議這一塊主要靠財(cái)政支持，有的地方甚至為了辦會(huì)而辦會(huì)，就是為了拿到會(huì)議經(jīng)費(fèi)。但效益和效果并不好，很多都是花錢賺吆喝。袁再青認(rèn)為：“我們不能否認(rèn)財(cái)政支持和政府會(huì)議對(duì)于整個(gè)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的推動(dòng)作用，而且也需要政府在宏觀環(huán)境上給予支持和改善，包括各種政策和法制環(huán)境等。但是長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，會(huì)議產(chǎn)業(yè)還是要走市場(chǎng)化、專業(yè)化、國(guó)際化和品牌化道路，不能單純靠政府財(cái)政支持。”
而專業(yè)化已經(jīng)被公認(rèn)為會(huì)議產(chǎn)業(yè)的重點(diǎn)發(fā)展方向，特別是承辦國(guó)際會(huì)議，更要體現(xiàn)專業(yè)性。劉海瑩向記者講述了一個(gè)北京申辦國(guó)際會(huì)議失敗的案例，2010年的世界計(jì)算機(jī)大會(huì)，當(dāng)時(shí)有北京、悉尼、開普敦、新德里、馬德里等5個(gè)城市申辦，北京最后以3票之差敗給悉尼。
總結(jié)失敗的原因，劉海瑩說道：一是政府的支持程度不夠。悉尼市長(zhǎng)在辦會(huì)函上親筆簽名，給予了強(qiáng)有力的支持；而中國(guó)方面只有電子學(xué)會(huì)副秘書長(zhǎng)、國(guó)家會(huì)議中心銷售總監(jiān)參加申辦會(huì)。二是資金支持力度不夠。悉尼在申辦陳述報(bào)告中承諾向國(guó)際信息處理聯(lián)合會(huì)提供10萬美元贊助費(fèi)，以解決大會(huì)組委會(huì)資金缺口；而北京沒有這方面的資金預(yù)算。三是在國(guó)際組織中的任職比例少。在國(guó)際信息處理聯(lián)合會(huì)理事會(huì)的11個(gè)小組中，只有一個(gè)中國(guó)人，而其中5個(gè)小組的組長(zhǎng)是澳大利亞人。四是整體宣傳效益不夠。悉尼在申辦過程中傾力打造城市整體品牌，更傾向于宣傳國(guó)家的綜合實(shí)力、人文環(huán)境和旅游特色；而北京申辦團(tuán)只有國(guó)家會(huì)議中心的宣傳資料。五是缺乏對(duì)國(guó)際會(huì)議申辦周期的認(rèn)真研究，沒有把握住客觀規(guī)律。第十六屆世界計(jì)算機(jī)大會(huì)2000年曾在中國(guó)北京舉辦，2006年世界計(jì)算機(jī)大會(huì)又在處于歐亞大陸之間的土耳其舉行。同時(shí)，20年來世界計(jì)算機(jī)大會(huì)又從未到過澳洲，所以選擇悉尼是順理成章的。承辦會(huì)議除了組織過程要體現(xiàn)專業(yè)性外，在主題的選擇上更要有思想性。陳偉雄所在的酒店幾乎每天都在接待各種各樣的會(huì)議，他雖然只是一個(gè)場(chǎng)地提供者，但很多會(huì)議議題他也會(huì)參與，不但從中了解到很多信息，也從他的角度觀察到一些會(huì)議成功與否的關(guān)鍵因素。“成功的會(huì)議一定要有權(quán)威性，邀請(qǐng)來的嘉賓也會(huì)成為論壇的一大賣點(diǎn)。主題也很重要，而且要緊跟政府提倡的政策、經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)等。一個(gè)有影響力的會(huì)議可以拉到很多贊助商，比如一些經(jīng)濟(jì)論壇，還有醫(yī)藥論壇也會(huì)有很多醫(yī)藥公司來贊助。”
從這些成功和失敗的案例中我們看到，一次成功的會(huì)議，是專業(yè)性、權(quán)威性、思想性的共同體現(xiàn)。袁再青告訴記者：“會(huì)議產(chǎn)業(yè)要發(fā)揮目的地城市政府，相關(guān)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)及科研機(jī)構(gòu)的力量，特別是申辦國(guó)際會(huì)議，一定要發(fā)揮各方作用及政策方面的支持，這樣國(guó)際組織才會(huì)考慮。”
袁再青進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，盡管國(guó)內(nèi)會(huì)議產(chǎn)業(yè)目前還沒有專門的部門來負(fù)責(zé)，但很多城市已經(jīng)成立了博覽局，負(fù)責(zé)主辦大型博覽會(huì)。另外，一些城市的旅游局也在著手抓會(huì)議產(chǎn)業(yè)，北京在前幾年就成立了高端會(huì)獎(jiǎng)旅游聯(lián)盟，目的就是組織會(huì)議城市加強(qiáng)溝通，共同促進(jìn)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。
劉海瑩：軟性服務(wù)是會(huì)議產(chǎn)業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力
《新財(cái)經(jīng)》：國(guó)內(nèi)會(huì)議產(chǎn)業(yè)發(fā)展至今，還存在著哪些問題？
劉海瑩：國(guó)內(nèi)會(huì)議產(chǎn)業(yè)存在的問題主要體現(xiàn)在“軟”方面。首先，品牌會(huì)議欠缺。現(xiàn)在各種會(huì)議、論壇如雨后春筍，但仔細(xì)觀察，很多會(huì)議、論壇主題相近、議題雷同，缺乏特色，品牌會(huì)議屈指可數(shù)。其次，會(huì)議組織需要更加專業(yè)。在會(huì)議主題、議題的制訂方面，隨著人們對(duì)會(huì)議質(zhì)量要求越來越高，不僅要求組織方了解會(huì)議運(yùn)作，更要求組織方了解會(huì)議所處行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，一些會(huì)議雖然有很好的主題和議題，但會(huì)議流程、時(shí)間安排卻不合理，降低了會(huì)議的美譽(yù)度。最后，會(huì)議服務(wù)需提高。以語言使用為例，隨著北京國(guó)際化程度的提升，使用英語已經(jīng)成為很多會(huì)議的基本服務(wù)要求，但遺憾的是，一些會(huì)議服務(wù)商尚不具備這樣的能力。軟性服務(wù)將成為會(huì)議業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵因素。
《新財(cái)經(jīng)》：從整個(gè)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展來看，哪些國(guó)家的會(huì)議產(chǎn)業(yè)已經(jīng)做得非常成熟，有哪些經(jīng)驗(yàn)值得我們借鑒？
劉海瑩：從國(guó)際大會(huì)及會(huì)議協(xié)會(huì)(ICCA)公布的數(shù)字看，2012年，舉辦國(guó)際協(xié)會(huì)會(huì)議最多的前五名國(guó)家分別是美國(guó)、德國(guó) 、西班牙 、英國(guó)和法國(guó) ，中國(guó)排名第十。舉辦會(huì)議前五位的城市排名是奧地利維也納、法國(guó)巴黎、德國(guó)柏林、西班牙馬德里和巴塞羅那。
新加坡作為亞洲排名第一的城市，全球排名第六。新加坡在發(fā)展會(huì)議方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)值得我們借鑒。新加坡是亞太地區(qū)知名的會(huì)展城市，政府為鼓勵(lì)會(huì)展業(yè)，設(shè)立了會(huì)議展覽局，負(fù)責(zé)會(huì)議的推廣宣傳。為了促進(jìn)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，新加坡采取以展帶會(huì)的方式，食品展、工業(yè)展和多種應(yīng)用展等在新加坡舉行，這些國(guó)際展會(huì)以高質(zhì)量的論壇著稱，為新加坡帶來了新的會(huì)議商機(jī)。
同時(shí)，個(gè)性化也成為新加坡會(huì)議產(chǎn)業(yè)的一個(gè)標(biāo)簽。在新加坡辦會(huì)的流程就像一個(gè)高效搜索引擎，客戶只需輸入細(xì)致完備的必選項(xiàng)目和明確要求，新加坡方面的會(huì)議主辦者或者服務(wù)商就會(huì)給出幾套個(gè)性化的會(huì)議定制流程。
而新加坡本身的地理位置和文化特色也為這個(gè)城市發(fā)展會(huì)議業(yè)帶來了有利條件。在中西交融的新加坡，華人、馬來人和西方人三分天下，不同的信仰和文化造就了新加坡的亞洲城市旗艦地位。
《新財(cái)經(jīng)》：會(huì)議產(chǎn)業(yè)要健康有序的發(fā)展，還需要哪些政策、法規(guī)上的支持和規(guī)范？
劉海瑩：對(duì)于政策法規(guī)、行業(yè)規(guī)范方面的訴求，業(yè)內(nèi)呼聲已久。2013年7月1日，由商務(wù)部制定的一系列會(huì)展行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)正式實(shí)施，其中包括國(guó)家會(huì)議中心組織制定的《會(huì)議中心運(yùn)營(yíng)服務(wù)規(guī)范》，規(guī)范借鑒了國(guó)內(nèi)外知名會(huì)議中心的先進(jìn)運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)和理念，也兼顧了一、二線城市會(huì)議場(chǎng)館的運(yùn)營(yíng)實(shí)際情況，規(guī)定了會(huì)議中心應(yīng)具備的基本資質(zhì)、部門設(shè)置、功能設(shè)置、配套設(shè)施及對(duì)安全管理、工程管理、現(xiàn)場(chǎng)管理和服務(wù)管理等方面的要求。另外，國(guó)家會(huì)議中心牽頭研制的《會(huì)議分類和術(shù)語》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也即將出臺(tái)。
更需要注意的是，會(huì)議產(chǎn)業(yè)要健康、持續(xù)發(fā)展，還需要專門的組織機(jī)構(gòu)支持，設(shè)立會(huì)議局是當(dāng)務(wù)之急。仔細(xì)觀察，世界及亞太區(qū)領(lǐng)先的會(huì)展國(guó)家和地區(qū)如美國(guó)、德國(guó)、新加坡、澳大利亞都有國(guó)家級(jí)的會(huì)議推廣機(jī)構(gòu)，很多領(lǐng)先的會(huì)議城市都設(shè)有會(huì)議促進(jìn)局等機(jī)構(gòu)。2008年11月，香港旅游發(fā)展局也成立了會(huì)議及展覽拓展部。
會(huì)議局或會(huì)議促進(jìn)局(CVB)與旅游局不同，它專門負(fù)責(zé)會(huì)議目的地的宣傳推介、市場(chǎng)營(yíng)銷和品牌建設(shè)，側(cè)重于推介國(guó)家或城市的會(huì)展設(shè)施和條件，游說國(guó)際協(xié)會(huì)和會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門創(chuàng)造良好的會(huì)展環(huán)境；它還要聯(lián)絡(luò)行業(yè)媒體，協(xié)助申辦大型國(guó)際會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)旅游和其他活動(dòng)，通過教育培訓(xùn)提升服務(wù)的專業(yè)水準(zhǔn)。
