首先，會議策劃者應當清楚會議的目的，因為這一條是制定會議預算的基礎(chǔ)。會議策劃者，要明白企業(yè)以及參會者想從會議中得到什么，并以此來安排會議目的地、會議日程以及會議花費等。
一旦會議的目的確立之后，評價會議的需求就成了關(guān)鍵，例如，場地面積要求、會議日程和功能規(guī)劃，以及會議放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預算產(chǎn)生影響。
會議策劃者需要熟悉會議客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本。客人們來自哪里會影響到會議的地點的選擇，當然也會影響到成本。在收集了以上信息之后，會議策劃者應當起草一個預算計劃，以幫助計算收入和支出。回顧一下上一屆會議的歷史，如果有的話，就有助于降低會議相關(guān)的成本。
會議花費一般分為以下幾個部分，包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中，預算策劃應該包括3個欄目：一是預期投入，二是實際花費，三是這兩者之間的差額。“是否具體按照以上三點來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是會議成本的底線。”在每一個開支項目中，把與會議開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費用、服務費用、贈品費用，以及一些附加費用，例如高爾夫俱樂部的租金等。
如果說會議可以帶來收入，例如贊助收入，她建議制作一個收入數(shù)據(jù)表格。當然，只有在會后才能知道精確的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預算作為不可預見開支。
防止突破預算的20種方法：
1、限制有權(quán)簽字人的數(shù)量。
2、如果使用量較大，不妨租賃一臺傳真機或者是復印機。
3、相同的房間安排相同的AV配置。
4、聯(lián)系已在該城鎮(zhèn)里演出的娛樂明星為本次會議演出。
5、使用你自己的活動掛圖和標記。
6、提供普通早餐。
7、縮短接待時間。
8、通過消費量來預訂餐飲，而不是以平均每人消耗的數(shù)量來計算。
9、減少晚宴上菜點的數(shù)量。
10、提供清淡午餐。
11、有必要的時候提供盒裝午餐。
12、通過談判壓低會務組及演講人客房的費用。
13、聘請地方的演講者。
14、為就餐尋找贊助。
15、使用循環(huán)利用的徽章。
16、雇用學生服務人員。
17、組織由參會代表自行承擔費用的交流晚宴。
18、預訂優(yōu)惠時期或者非高峰時期的場所。
19、就餐采用“隨身管家”服務。
20、務必在當?shù)爻鞘杏∷⒉牧希詼p少運費。
