首先，會(huì)議策劃者應(yīng)當(dāng)清楚會(huì)議的目的，因?yàn)檫@一條是制定會(huì)議預(yù)算的基礎(chǔ)。會(huì)議策劃者，要明白企業(yè)以及參會(huì)者想從會(huì)議中得到什么，并以此來(lái)安排會(huì)議目的地、會(huì)議日程以及會(huì)議花費(fèi)等。
一旦會(huì)議的目的確立之后，評(píng)價(jià)會(huì)議的需求就成了關(guān)鍵，例如，場(chǎng)地面積要求、會(huì)議日程和功能規(guī)劃，以及會(huì)議放在一周的什么時(shí)間舉辦等。以上所有因素都會(huì)對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。
會(huì)議策劃者需要熟悉會(huì)議客人，如果他們的級(jí)別較高，成本可能就會(huì)更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會(huì)影響餐飲成本?？腿藗儊?lái)自哪里會(huì)影響到會(huì)議的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響到成本。在收集了以上信息之后，會(huì)議策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個(gè)預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚脮?huì)議的歷史，如果有的話，就有助于降低會(huì)議相關(guān)的成本。
會(huì)議花費(fèi)一般分為以下幾個(gè)部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽(tīng)、印刷材料、行政管理、娛樂(lè)、演講人報(bào)酬等。在每一個(gè)種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個(gè)欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。“是否具體按照以上三點(diǎn)來(lái)做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是會(huì)議成本的底線。”在每一個(gè)開(kāi)支項(xiàng)目中，把與會(huì)議開(kāi)支相關(guān)的內(nèi)容都找出來(lái)，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈(zèng)品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如高爾夫俱樂(lè)部的租金等。
如果說(shuō)會(huì)議可以帶來(lái)收入，例如贊助收入，她建議制作一個(gè)收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會(huì)后才能知道精確的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見(jiàn)開(kāi)支。
防止突破預(yù)算的20種方法：
1、限制有權(quán)簽字人的數(shù)量。
2、如果使用量較大，不妨租賃一臺(tái)傳真機(jī)或者是復(fù)印機(jī)。
3、相同的房間安排相同的AV配置。
4、聯(lián)系已在該城鎮(zhèn)里演出的娛樂(lè)明星為本次會(huì)議演出。
5、使用你自己的活動(dòng)掛圖和標(biāo)記。
6、提供普通早餐。
7、縮短接待時(shí)間。
8、通過(guò)消費(fèi)量來(lái)預(yù)訂餐飲，而不是以平均每人消耗的數(shù)量來(lái)計(jì)算。
9、減少晚宴上菜點(diǎn)的數(shù)量。
10、提供清淡午餐。
11、有必要的時(shí)候提供盒裝午餐。
12、通過(guò)談判壓低會(huì)務(wù)組及演講人客房的費(fèi)用。
13、聘請(qǐng)地方的演講者。
14、為就餐尋找贊助。
15、使用循環(huán)利用的徽章。
16、雇用學(xué)生服務(wù)人員。
17、組織由參會(huì)代表自行承擔(dān)費(fèi)用的交流晚宴。
18、預(yù)訂優(yōu)惠時(shí)期或者非高峰時(shí)期的場(chǎng)所。
19、就餐采用“隨身管家”服務(wù)。
20、務(wù)必在當(dāng)?shù)爻鞘杏∷⒉牧?，以減少運(yùn)費(fèi)。
