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展覽業是典型的依靠整合資源而生存的服務業，參展商、觀眾、展覽場館、展位搭建、展品物流，以及與展會主題相關的權威機構，都是展會主辦方需要通過服務加以整合的重要資源。不懂、不會或不能夠整合資源的主辦方，是干不了或干不好這一行的！      

展會主辦方整合資源的方法，屬于市場營銷，其中許多可算作關系營銷。既是營銷，就是生意。既是生意，就離不開洽商。既有洽商，就可能有商定的結果。從這個意義上講，談生意就是商業談判。展會主辦方圍繞舉辦展會，其主要業務都是在商業談判中進行的。因此，不懂、不會或不善于進行商業談判的主辦方，是不可能有效整合辦展資源的。

從展會項目管理角度，展會主辦方對外的商業談判可分為三個層次：
第一層次為項目戰略性質的談判。談判主要涉及展會項目購并（你收購別人的項目，或別人收購你的項目）、展會項目合作（多個主辦方合辦項目）、商請與展會主題相關的權威機構（商請其冠名主辦展會，并回報相應利益）等內容。
第二層次為項目營銷與運營管理事項的談判。其中，項目營銷事項的談判對象，主要是公眾媒體業者、網絡推廣業者（如網站制作公司、移動通訊服務公司）、平面設計、紙品印刷業者（設計印制展會紙質宣傳品）等；項目運營管理的談判對象，主要是展覽場館經營業者，以及提供展館保安保潔、標準展位搭建、餐飲供應、展品物流服務的業者等。
第三層次為項目銷售業務的談判。展會主辦方這一層次的談判集中在展位與廣告銷售兩方面。   

以上三個層次的商業談判，在展會主辦方內部分由三個層次的人員主導：第一層次的談判由主辦方決策人主導，一般是公司董事長或總經理（協會的展會則是協會會長或秘書長）；第二層次的談判由主辦方項目經理主導；第三層次的談判由主辦方普通業務人員主導。    

這些商業談判的共同特點是：
   1、都需要與本展會相關聯的具體人商談，所謂相關聯的人就是擁有資源的人，即與利益相關者交道（此特點似廢話，但不得不作為一條。不善與人交道者，做不好展會）；
   2、都需要營銷展會包括營銷談判者自己，并在商談中達成主辦方目的；
   3、都需要約定經商談后形成的共識，即達成協議；
   4、都需要把約定的共識轉化為文本，即經濟合同；
   5、都需要根據法律標準規范談判后形成的經濟合同。