王青道
上個月，聽一位朋友說，上海地區多年來一直很成功的、以外國人為主要參會對象的會議運營模式，今年遇到了麻煩，一些以此業務為生的公司面臨生存困境。曾幾何時，這種會議模式引來了很多羨慕的目光——洋人參會，交錢多又痛快，而且是美元。
剛聽到這個消息的時候，筆者心里緊張了一下。可仔細一琢磨，也不覺得奇怪。近些年來，各行各業都在發生劇烈變化。幾年前流行的很多產品與服務，如今都不見了蹤影。會議市場也一樣，舊的東西、舊的模式逐漸消亡，新的東西、新的模式不斷產生，只不過會議市場的變化不像時尚消費品市場般搶眼罷了。就在幾年前，隨便一個協會或者什么機構，攢個主題、找個景區、發個文件，就有很多人跟著湊熱鬧。現在可不一樣了，別說中央不允許，即便放松控制，如果會議沒有什么知名度、主題不好，或者會議目的地與會議場所沒什么新意，也不會有多少人跟著瞎耽誤工夫。
時代的發展就像一列奔馳向前的列車，如果你不能成為車里人，就會成為車里人過眼的風景。
時代變了，“會議”的概念是不是也需要更新呢？長期以來，“會議”被認為是多人面對面交流的一種方式。那么，只是“面對面”和“交流”就是“會議”了嗎？為什么那么多以“面對面”和“交流”為特點的會議慘遭淘汰？為什么很多會議成為了浪費時間的一種方式？人們通過會議到底想要獲取什么東西？什么樣的會議才能面向未來？
在以往很長的一段時期里，人們都在為溫飽而戰，所以時間不值錢，隨便一些吃的、玩的或者可以帶回家的東西，都可能誘惑著人們不遠千里去參會。現在呢，幾乎所有的東西都變了模樣，老套的開會模式自然也就沒有了市場。現在，會議應該做做“減法”了。筆者認為，會議的“減法”可以先從以下幾點開始：
一要減掉簡單的信息傳遞型會議。互聯網前時代，很多會議都是簡單的信息傳遞工具。如今是信息時代，除非你的信息有足夠強大的魅力，否則別想把任何人摁在會議室的椅子上。
二要減掉簡單的吃喝玩樂游導向型會議。用“二八定律”分析參會群體就會發現，中國潛在的參會人群雖然龐大，但是真正有能力、有資格參會的人只是其中的一小部分。而這一部分人屬于高端消費群體，最不缺少的就是簡單的吃喝玩樂游體驗。
時代變了，會議的內涵也在發生變化——會議已經不只是“面對面”和“交流”那么簡單的事情了，就像現在“吃飯”的目的已經不再只是為了“填飽肚子”一樣。筆者認為，會議除了具有“面對面”和“交流”的內涵之外，還要加上“為參與各方帶來相應價值”這一條。這里面有兩層意思：一、“面對面”和“交流”作為會議的基本方式沒有變；二、會議要為參會各方（不僅包括組織者，還包括參會者、演講者、贊助者、服務提供者等）都帶來相應的價值。這樣一個新的定義，既會給長期以來以組織者為主導的會議運營管理模式提出挑戰，也會使更多有名無實的“會議”失去生存空間。
關于會議的“價值”，我們需要從多個角度來理解：
一是參與者的機構價值和個人價值。會議首先是一種工作的工具，會議的參與者都是某個機構的代表，機構承擔了費用、提供了時間，參與者首先要完成機構賦予的使命；參與者同時又是活生生的人，他有各種生理的、社會的需求要在會議過程中實現。也就是說，機構的使命是通過一個個的人來完成的。因此，會議必須具備為機構和個人兩方面同時提供有效價值的能力。
二是會議的核心價值和附加價值。會議的核心價值實現的過程，就是會議組織方通過各種有效方式，包括學習、討論、觀點分享、社交、業務與激勵等，讓參與者實現參會目的的過程。會議的附加價值，就是會議組織方通過一系列設計與安排，讓參與者獲得更多、更好的價值體驗，既包括工作方面的，比如考察、參觀等；也包括個人方面的，比如旅游、購物、休閑娛樂、美食、文化藝術、體育健身等。
由此看來，面對面交流只是會議的形式，為參與者各方帶來實際價值才是會議的本質。經濟發展與社會進步不斷地抬升著人們對于會議的期待。在這種背景下，會議要出色地完成自己的使命，不僅需要從簡單的面對面交流的工具變身為全新價值的創造者，還需要發展成為強大平臺的建設者和推動者，進而讓更多相關的人參與進來，并長期受益。
（作者系中國會展經濟研究會副會長、《會議》雜志總編輯）
