“內(nèi)容為王”，在會(huì)議策劃中永遠(yuǎn)都不會(huì)錯(cuò)，就像手機(jī)，如果打不了電話就是一個(gè)廢品一樣。但是，會(huì)議只重視內(nèi)容就夠了嗎？當(dāng)然不是。只具備打電話功能的手機(jī)，在當(dāng)下的當(dāng)下，白送可能都沒(méi)人要。
中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展將產(chǎn)品與服務(wù)從“功能時(shí)代”推入到了“體驗(yàn)時(shí)代”。有人說(shuō)，我的會(huì)議連“內(nèi)容”——即會(huì)議的基本功能之一都沒(méi)有解決，談別的有點(diǎn)遠(yuǎn)吧。我看未必。這并不是說(shuō)中國(guó)的會(huì)議都已經(jīng)過(guò)了“內(nèi)容”關(guān)，也包括筆者主辦的“中國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)大會(huì)”。“體驗(yàn)時(shí)代”正在向我們招手。
去年11月，筆者參加了國(guó)際會(huì)議協(xié)會(huì)（ICCA）的第52屆全球年會(huì)，體會(huì)很深刻。會(huì)議共6天，會(huì)期算是比較長(zhǎng)的了，可代表們不僅沒(méi)有厭煩，而且津津有味地參會(huì)。想想，道理并不深?yuàn)W：能讓參會(huì)代表無(wú)限期待留下來(lái)的，除了豐富的內(nèi)容，就是其靈活多變的形式。對(duì)于ICCA來(lái)說(shuō)，“內(nèi)容”早已不是問(wèn)題，表現(xiàn)形式的多樣性才是其組委會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。
最近，筆者舉辦了一場(chǎng)企業(yè)年會(huì)——“年會(huì)·聚·創(chuàng)”（GEAM2014）活動(dòng)，也有這方面的體會(huì)。企業(yè)年會(huì)的內(nèi)容相對(duì)比較簡(jiǎn)單，每年的年會(huì)都需要?jiǎng)?chuàng)新，那就只能靠形式的變化和相關(guān)要素組合方式的更新。也就是說(shuō)，相對(duì)于比較固定和呆板的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，表現(xiàn)形式的創(chuàng)新和會(huì)議策劃要素組合方式的調(diào)整，更能給與會(huì)者帶來(lái)新鮮的會(huì)議體驗(yàn)。這次會(huì)議給參會(huì)者的感覺(jué)很好。與會(huì)者認(rèn)為，“非常High！”微信分享達(dá)到了更高的量級(jí)。這與靈活多樣的形式、溫馨的燈光與現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)、更多的互動(dòng)與參與機(jī)會(huì)、充滿激情與樂(lè)趣的演出等等有著密切的關(guān)系。內(nèi)容裹挾在多樣的形式當(dāng)中，更容易在參會(huì)者興奮的大腦皮層留下深刻的記憶。
會(huì)議不是一項(xiàng)孤立的社會(huì)活動(dòng)，社會(huì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、政治學(xué)、旅游學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、生理學(xué)，等等，都在會(huì)議中發(fā)揮作用。
除了與“內(nèi)容”相關(guān)的要素之外，會(huì)議的形式及其他要素主要有哪些呢？換句話說(shuō)，后內(nèi)容時(shí)代會(huì)議策劃人應(yīng)該關(guān)注哪些東西呢？
一是形式因素。會(huì)議內(nèi)容的呈現(xiàn)形式可以多樣化，不一定非要通過(guò)常規(guī)的念稿子、念PPT等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。新穎的表現(xiàn)方式有：會(huì)前的邀請(qǐng)函、關(guān)系圖、微站等；會(huì)中的微電影、動(dòng)態(tài)PPT、Flash短片、視頻、互動(dòng)SHOW等。如果一定需要很多的內(nèi)容分享，就要設(shè)法在會(huì)前、會(huì)中穿插一些視頻、舞蹈、LIVE SHOW等以活躍氣氛。ICCA的Story Teller（講故事）模式，可以在很大程度上增強(qiáng)會(huì)議內(nèi)容的趣味性和感染力。
圍繞著會(huì)議價(jià)值的6個(gè)方面——學(xué)習(xí)、討論、觀點(diǎn)分享、社交、業(yè)務(wù)與激勵(lì)，用靈活多樣的形式穿插表現(xiàn)可以提升會(huì)議的價(jià)值，這一點(diǎn)在國(guó)內(nèi)外會(huì)議實(shí)踐中已經(jīng)得到了很好的驗(yàn)證。會(huì)議的表現(xiàn)形式與臺(tái)型設(shè)計(jì)需要多樣化，還要不斷調(diào)整和更新：培訓(xùn)會(huì)、討論會(huì)、觀點(diǎn)分享會(huì)、主題交流活動(dòng)、洽談對(duì)接活動(dòng)、評(píng)選與頒獎(jiǎng)活動(dòng)、展覽展示活動(dòng)等；禮堂式、課桌式、圓桌式、口字型、回字形等等交替使用。
二是互聯(lián)網(wǎng)因素。互聯(lián)網(wǎng)的價(jià)值在于信息傳播方式多樣性與傳播效率的提升。在會(huì)議策劃及其運(yùn)營(yíng)管理、服務(wù)的主要環(huán)節(jié)當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)幾乎都有發(fā)揮作用的空間。互聯(lián)網(wǎng)的介入，不僅可以提高參與方的工作效率，還可以提升參與者會(huì)前、會(huì)中與會(huì)后的體驗(yàn)效果，增加會(huì)議代表現(xiàn)場(chǎng)的愉悅感。與此同時(shí)，將互聯(lián)網(wǎng)思維中的一些要素應(yīng)用到會(huì)議策劃當(dāng)中來(lái)，也會(huì)收到意想不到的效果，比如標(biāo)簽思維、簡(jiǎn)約思維、粉絲思維、屌絲思維、平臺(tái)思維、極致思維、引爆點(diǎn)思維、產(chǎn)品思維等。
三是技術(shù)因素。技術(shù)是推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本動(dòng)力之一，它不僅能夠提升會(huì)議相關(guān)方的工作效率，還能夠有效激發(fā)會(huì)議、活動(dòng)的體驗(yàn)感和愉悅感。現(xiàn)代技術(shù)的很多成果都可以被應(yīng)用到會(huì)議運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，包括視聽(tīng)、互動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)、管理與服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)交流、信息分享、娛樂(lè)等。
四是環(huán)境因素。會(huì)議環(huán)境要素的調(diào)整與變化，會(huì)對(duì)參與者的感官——視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、觸覺(jué)、味覺(jué)等產(chǎn)生影響，從而有效地提高與會(huì)者的體驗(yàn)效果與愉悅度。會(huì)議的魅力在哪里？會(huì)議就像一個(gè)魔方，扭動(dòng)一個(gè)側(cè)面，變換一個(gè)角度，就會(huì)有不一樣的色彩展現(xiàn)出來(lái)。為什么會(huì)議要不斷變換舉辦地？為什么會(huì)議酒店越來(lái)越多而策劃人還在苦苦尋覓更多更有特色的會(huì)議場(chǎng)所？為什么會(huì)議的視覺(jué)設(shè)計(jì)需要不斷更新？為什么會(huì)議的臺(tái)型、餐桌布置、展示洽談設(shè)計(jì)、茶歇形式等需要?jiǎng)?chuàng)新和變化？答案就在其中。
不僅形式要新，要素組合方式要變，內(nèi)容也要調(diào)整，不能只想著將所有的東西一股腦兒灌輸給參會(huì)者。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們獲取信息的方式增多，獲取信息的速度加快，會(huì)議作為學(xué)習(xí)平臺(tái)、信息獲取平臺(tái)的價(jià)值在下降。到底應(yīng)該向參會(huì)者傳遞什么，才能把他們吸引到會(huì)場(chǎng)、留在會(huì)場(chǎng)、還想再次參會(huì)，這的確值得會(huì)議的組織者們思考。
（作者系中國(guó)會(huì)展經(jīng)濟(jì)研究會(huì)副會(huì)長(zhǎng)、《會(huì)議》雜志總編輯）
